Der Gesetzgeber hat erkannt, dass Hinweisgeber („Whistleblower“) über ein Wissen verfügen, welches zum Vorteil der Gesellschaft offenbart werden sollte. Gleichzeitig haben diese Personen jedoch Angst vor Repressalien und behalten deshalb ihr Wissen für sich. Diesen Umständen sind der europäische Gesetzeger und - mit der Umsetzung der entsprechenden EU-Richtlinie im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) - auch der deutsche Gesetzgeber entgegengetreten. Sie verpflichteten die Beschäftigungsgeber gesetzlich dazu, interne Meldestellen einzurichten und diesen zur Kommunikation mit den Hinweisgebern Meldekanäle zur Verfügung stellen zu müssen.
Da die gesetzlichen Pflichten bereits im Bereich der KMU ansetzen – erfasst sind alle Beschäftigungsgeber ab 50 Beschäftigte, ab dem 17.12.2023 – sieht sich eine Vielzahl von Unternehmen mit den Anforderungen konfrontiert. Viele von ihnen verfügen noch einmal über eine Person, die eine juristische Ausbildung absolviert. Gleichwohl gilt es, die ganze Bandbreite denkbarer Rechtsverstöße im jeweiligen Unternehmen oder der jeweiligen öffentlichen Stelle prüfen zu können, wenn ein entsprechender Hinweis über den Meldekanal eingeht.
Hier setzen die Vorteile einer externen Ombudsperson an. Im Kontext des Hinweisgeberschutzes hat sich die Einrichtung einer unabhängigen externen Ombudsperson als effektives Instrument erwiesen, um Transparenz und Integrität zu fördern.
Eine externe Ombudsperson wird vom jeweiligen Beschäftigungsgeber als Anlaufstelle eingesetzt, um den eigenen Beschäftigten (im Minimum, ggf. auch darüber hinaus den Kunden, Geschäftspartnern oder anderen Interessengruppen) eine Möglichkeit zu bieten, auf Bedenken, Beschwerden oder Missstände hinweisen zu können. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile einer externen Ombudsperson näher erläutert:
Neutralität und Fachkunde
Durch eine externe Ombudsperson von compentum wird sichergestellt, dass Meldungen objektiv und ohne Befangenheit behandelt werden. Die Frage, ob eine Meldung stichhaltig ist, kann so ohne eigene Betroffenheit – die bei jedem eigenen Beschäftigten vorliegen könnte – geprüft werden.
Das Wissen um die Rechtslage, welches zur Prüfung einer Meldung auf Stichhaltigkeit benötigt wird, bringt eine externe Ombudsperson mit. Dadurch entfallen für Beschäftigungsgeber die Kosten für die Anstellung eines eigenen Juristen. Sonstige Kosten, die bei eigenem Personal anfallen (insbesondere Kosten von Fortbildungen), können hier durch die Beschäftigungsgeber eingespart werden.
Hinweisgebende Personen können sicher sein, dass ihre Anliegen ernst genommen und fair geprüft werden, mit der dafür notwendigen Fachkunde.
Vertraulichkeit
Vertraulichkeit ist eine der zentralen Anforderungen des Hinweisgeberschutzes an das Verfahren, welches durch die Meldung begonnen und durch die interne Meldestelle geführt wird. Das Verfahren umfasst die Kommunikation vom Hinweisgeber in Richtung des Beschäftigungsgebers, gefiltert durch die externe Ombudsperson sowie die Antworten des Beschäftigungsgebers an den Hinweisgeber. Denn der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass die Rückmeldung an den Hinweisgeber erfolgen muss und dass mit dieser, im Grundsatz immer, die geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese dem Hinweisgeber mitzuteilen sind. Auch insoweit ist jedoch die Vertraulichkeit das Gebot, welches es zu achten gilt, weil selbstverständlich auch die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht ungebührlich beeinträchtigt werden sollen.
Eine externe Ombudsperson von compentum gewährleistet, dass die Identität der meldenden Person durch Einhaltung der gesetzlichen Beschränkungen geschützt wird. Dies fördert das Vertrauen der Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, sich auch zu heiklen Themen mitteilen zu können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen haben zu müssen. Sofern es der jeweilige Beschäftigungsgeber möchte, wird auch die Entgegennahme und inhaltliche Behandlung von anonymen Meldungen durch die externe Ombudsperson von compentum ermöglicht.
Spezialisierte Expertise
Die von compentum gestellten externen Ombudspersonen verfügen umfangreiche Erfahrung und Fachwissen im Umgang mit Konflikten und rechtlichen Fragestellungen. Aufgrund ihrer professionellen Kompetenzen können sie auch komplexe Meldungen bzw. Situationen angemessen bewerten.
Verbesserung der Unternehmenskultur
Die Präsenz einer externen Ombudsperson signalisiert Beschäftigten das Bekenntnis des Unternehmens bzw. der öffentlichen Stelle zu einem ernsthaften und fairen Umgang mit Fehlern und denjenigen, die auf Fehler hinweisen. Dies fördert das Vertrauen und die Zufriedenheit der Beteiligten und stärkt das Image der Organisation nach innen und außen. Von einer erhöhten Rate an Meldungen profitiert dabei in erster Linie der Beschäftigungsgeber selbst, dem mit jeder Meldung die Gelegenheit gegeben wird, den jeweiligen Missstand erkennen und angehen zu können.
Fazit
Die Einrichtung einer internen Meldestelle und der Einsatz einer externen Ombudsperson von compentum bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Durch Neutralität und Vertraulichkeit wird ein sicheres Umfeld erschaffen, in dem Beschäftigte und ggf. auch andere Hinweisgeber ihre Anliegen frei äußern können. Die Expertise der externen Ombudsperson ermöglicht eine Stichhaltigkeitsprüfung mit angemessener Bewertung von Meldungen. Die Einrichtung einer internen Meldestelle und deren Kooperation mit einer externen Ombudsperson verbessert die Unternehmenskultur und die interne Fehlerkultur. Dies stärkt das Vertrauen und die Zufriedenheit der Beteiligten. Insgesamt ist eine interne Meldestelle, die auch über eine externe Ombudsperson verfügt, ein wertvolles Instrument zur Förderung von Transparenz, Integrität und einem verantwortungsvollen Handeln in modernen Organisationen und Behörden.